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February 16, 2026
Valued Providers,
The Office of Child Care has some important overall updates for you. Please read carefully and let a member of the team know if you have ANY questions, comments or concerns.
- There is no more child care mailbox here at 25 Howard Ave. We do not accept paper applications, and back billing and other documents can be scanned and emailed. Our preferred method of receiving information is scanned and emails, but you are welcome to mail it to us as well.
- Effective February 20, 2026, DHS will have a specific section on our website where all emails sent to providers will be posted. That way, you will be able to always have access to them and keep up with what is happening when you have the time to. The emails will be here: https://dhs.ri.gov/programs-and-services/child-care/child-care-providers-staff-resources/handbooks-forms. Please note – they are not there yet, but we hope it will be helpful in ensuring all the information you receive is in one place by the end of the week. As a licensed child care provider, it is your responsibility to ensure you read any information sent by DHS by viewing the emails as they are sent to you or by accessing them on the website starting February 20th.
- There is an update coming out within the next few days in RISES to make it easier for Administrators/Directors and any regulatory staff to see your staff’s required information in RISES. This update should really support the ability to see what is missing from an educator’s profile. We understand right now that you may not have the ability to approve every area of the registry yet, and that is forthcoming. The OCC will provide you with that information as soon as the enhancement is completed.
- The OCC wants to remind you that profiles are personal and should only be accessed by the person who owns it. Please make sure your staff never share passwords or allow anyone else to log into their account. Sharing login credentials is not necessary and can put your personal data, employment information, and system integrity at risk. RISES is designed so that authorized regulatory roles and other staff can access the information they need without logging into a person’s account. This ensures that all users’ information remains secure while allowing oversight where required. If your staff ever suspect that their account has been accessed without their consent, please have them reset their password immediately and contact our support team at support@dhs.ri.gov . We can review account activity and assist you as needed. Thank you for helping us maintain the security, integrity, and confidentiality of the Workforce Registry.
- As you will likely notice, as part of the RISES release was a new visit tool that was created to ensure that all the regulations were monitored during a visit. It is important to note that currently, regulations have not changed and everything that the licensing team is monitoring for has been a requirement for licensure for years. It is important that, at all times during operating hours, you are following every regulation. As a reminder, regulations can always be found here: https://dhs.ri.gov/regulations.
- Lastly, please ensure your staff is up to date on the requirements for immunizations. All of the information you need on immunizations can be found at: https://datahealth.ri.gov/immunization/for/schools/ . This website has very specific information about what is expected from BOTH child care staff and children, what there are exemptions for, etc. If the immunization information uploaded to your registry does not clearly have a staff members full name and date of birth, it will be rejected and need to be resubmitted.
Thank you in advance for all your hard work for Rhode Island’s children. Please reach out if you have any questions or concerns!
Thanks,
The Office of Child Care
Estimados Proveedores,
La Oficina de Cuidado Infantil (Office of Child Care) tiene algunas actualizaciones importantes para compartir con ustedes. Por favor, lean cuidadosamente y comuniquen cualquier pregunta, comentario o inquietud a un miembro del equipo.
- Ya no contamos con un buzón de cuidado infantil en 25 Howard Ave. No aceptamos solicitudes en papel. La facturación retroactiva (back billing) y otros documentos pueden escanearse y enviarse por correo electrónico. Nuestro método preferido para recibir información es por documento escaneado y correo electrónico; sin embargo, también pueden enviarlo por correo postal si lo prefieren.
- A partir del 20 de febrero de 2026, el DHS tendrá una sección específica en nuestro sitio web donde se publicarán todos los correos electrónicos enviados a los proveedores. De esta manera, siempre podrán acceder a ellos y mantenerse informados cuando les sea conveniente. Los correos estarán disponibles en el siguiente enlace: https://dhs.ri.gov/programs-and-services/child-care/child-care-providers-staff-resources/handbooks-forms. Tenga en cuenta que todavía no están publicados, pero esperamos que esta sección esté disponible antes de que termine la semana. Como proveedor de cuidado infantil con licencia, es su responsabilidad leer cualquier información enviada por el DHS, ya sea revisando los correos electrónicos cuando los reciba o accediendo a ellos en el sitio web a partir del 20 de febrero.
- En los próximos días se publicará una actualización en RISES que facilitará a los Administradores/Directores y al personal con roles regulatorios ver la información requerida del personal en el sistema. Esta actualización ayudará a identificar qué información falta en el perfil de cada educador. Entendemos que actualmente es posible que no puedan aprobar todas las áreas del registro; esa funcionalidad estará disponible próximamente. La OCC les informará en cuanto la mejora esté completada.
- La OCC desea recordarles que los perfiles son personales y solo deben ser accedidos por la persona propietaria de la cuenta. Asegúrense de que su personal nunca comparta contraseñas ni permita que otra persona inicie sesión en su cuenta. Compartir credenciales no es necesario y puede poner en riesgo su información personal, datos laborales y la integridad del sistema. RISES está diseñado para que los roles regulatorios autorizados y otro personal puedan acceder a la información necesaria sin iniciar sesión en la cuenta de otra persona. Esto garantiza que la información de todos los usuarios permanezca segura mientras se mantiene la supervisión requerida. Si algún miembro del personal sospecha que su cuenta ha sido accedida sin su consentimiento, debe cambiar su contraseña de inmediato y comunicarse con nuestro equipo de soporte en support@dhs.ri.gov Podemos revisar la actividad de la cuenta y brindar asistencia según sea necesario. Gracias por ayudarnos a mantener la seguridad, integridad y confidencialidad del Registro de la Fuerza Laboral.
- Como probablemente notarán, como parte de la reciente actualización de RISES se creó una nueva herramienta de visitas para asegurar que todas las regulaciones sean monitoreadas durante una visita. Es importante señalar que actualmente las regulaciones no han cambiado y que todo lo que el equipo de licencias supervisa ha sido requisito para la licencia durante años. Es fundamental que, en todo momento durante el horario de operación, cumplan con todas las regulaciones. Como recordatorio, las regulaciones pueden consultarse aquí: https://dhs.ri.gov/regulations.
- Por último, asegúrense de que su personal esté al día con los requisitos de inmunización. Toda la información necesaria sobre inmunizaciones está disponible en: https://datahealth.ri.gov/immunization/for/schools/. Este sitio web incluye información específica sobre lo que se requiere tanto para el personal de cuidado infantil como para los niños, así como las posibles exenciones. Si la información de inmunización cargada en el registro no incluye claramente el nombre completo del miembro del personal y su fecha de nacimiento, será rechazada y deberá enviarse nuevamente.
Gracias de antemano por todo su arduo trabajo en favor de los niños de Rhode Island. ¡Por favor comuníquense con nosotros si tienen alguna pregunta o inquietud!
Gracias,
La Oficina de Cuidado Infantil