Dear Valued Providers,
We hope you are enjoying the spring weather! Thank you for your continued commitment to providing child care to the families of Rhode Island. DHS would like to share important reminders regarding background check requirements. Please review the information below carefully.
Comprehensive fingerprint-based background checks are required for all child care staff who are onsite while children are present, regardless of whether they provide direct care or supervision. This requirement also applies to volunteers, family child care providers, assistants, and household members over the age of 18. Comprehensive checks include:
- Local and national criminal background checks
- Local and national sex offender registry checks
- Child abuse and neglect registry checks
- Out-of-state child abuse and neglect registry checks are required for any individual in the roles listed above who has lived outside of Rhode Island within the past five (5) years. Please refer to the guidance document at the bottom of this page for additional information on who requires these checks and how to obtain them.
DHS is currently reviewing background checks submitted through the new RISES platform. Once reviewed, you will receive notification indicating whether the submission has been approved or rejected. Background checks may be rejected for the following reasons:
- The background check is expired;
- The individual indicated they have lived outside Rhode Island within the last five years;
- An incorrect form was uploaded;
- The uploaded document does not meet comprehensive background check requirements;
- A required section of the background check is blank;
- Examples of acceptable documents can be found on the DHS website: DHS Background Check Requirements
For rejected DCYF checks:
- Please do not contact DCYF directly to request copies of previously completed checks.
- If you do not have a copy of a recent DCYF clearance, or if DHS does not have a copy on file for family child care providers, a new request must be submitted through DCYF.
- Additional information regarding the DCYF clearance request process can be found here: DCYF Clearance Request Portal
For rejected criminal background checks:
- If you have not completed a comprehensive fingerprint-based background check through the Rhode Island Attorney General’s Office within the last five years, you must complete an updated check.
- The Attorney General’s Office now offers appointments for fingerprinting services. Walk in services also remain available.
- For more information or to schedule an appointment, please visit RI Attorney General Background Checks
- Information on scheduling an appointment can be found in the FAQ section under “Do I need an appointment”
- Family child care providers who believe DHS may already have a copy of their most recent fingerprint results should email the DHS Child Care Licensing email to request a copy.
- When requesting fingerprint checks, please ensure you are using the correct fingerprint affidavit available on DHS Background Check Requirements .
- When completing this form, please also include a personal email address so results are sent to:
- You directly; and
- Your program (for child care centers)
- DHS (for family child care providers)
Please be aware that:
- Failure to ensure that all required individuals have current and accessible background checks in RISES will result in high-risk noncompliance findings during monitoring visits and/or may delay license renewal approval.
- Any staff identified during a monitoring visit as missing required background checks will be required to leave the program immediately and may not return until the required documentation has been uploaded into RISES and approved by DHS. This may result in temporary classroom or program closures until compliance is achieved.
Thank you for your attention to these requirements and for your continued partnership.
Sincerely,
DHS Child Care Licensing
Estimados y valorados proveedores,
¡Esperamos que estés disfrutando del tiempo primaveral! Gracias por su compromiso continuo de proporcionar cuidado infantil a las familias de Rhode Island. El DHS desea compartir recordatorios importantes sobre los requisitos de verificación de antecedentes. Por favor, revisa detenidamente la información que aparece a continuación.
Se requieren verificaciones completas de antecedentes basadas en huellas dactilares para todo el personal de cuidado infantil que esté en el lugar mientras los niños están presentes, independientemente de si proporcionan atención directa o supervisión. Este requisito también se aplica a voluntarios, cuidadores de familias infantiles, asistentes y miembros del hogar mayores de 18 años. Las comprobaciones exhaustivas incluyen:
- Comprobaciones de antecedentes penales locales y nacionales
- Comprobaciones locales y nacionales del registro de delincuentes sexuales
- Comprobaciones del registro de abuso y negligencia infantil
- Se requieren comprobaciones del registro de abuso y negligencia infantil fuera del estado para cualquier persona en los puestos mencionados anteriormente que haya vivido fuera de Rhode Island en los últimos cinco (5) años. Por favor, consulte este documento de orientación al final de la página para obtener información adicional sobre quién necesita estas comprobaciones y cómo obtenerlas.
El DHS está revisando actualmente las verificaciones de antecedentes presentadas a través de la nueva plataforma RISES. Una vez revisada, recibirás una notificación indicando si la propuesta ha sido aprobada o rechazada. Las verificaciones de antecedentes pueden ser rechazadas por las siguientes razones:
- La verificación de antecedentes está caducada;
- La persona indicó que ha vivido fuera de Rhode Island en los últimos cinco años;
- Se subió un formulario incorrecto;
- El documento subido no cumple con los requisitos completos de verificación de antecedentes;
- Una sección obligatoria de la verificación de antecedentes está en blanco;
- Ejemplos de documentos aceptables pueden encontrarse en la página web del DHS: Requisitos de verificación de antecedentes del DHS
Para cheques DCYF rechazados:
- Por favor, no contacte directamente con DCYF para solicitar copias de los chequeos previamente completados.
- Si no tienes una copia de una autorización reciente del DCYF, o si el DHS no tiene una copia registrada para los proveedores de cuidado infantil familiar, debe presentar una nueva solicitud a través del DCYF.
- Información adicional sobre el proceso de solicitud de autorización del DCYF puede encontrarse aquí: Portal de Solicitudes de Autorización del DCYF
Para comprobaciones de antecedentes penales rechazadas:
- Si no ha completado una verificación completa de antecedentes basada en huellas dactilares a través de la Oficina del Fiscal General de Rhode Island en los últimos cinco años, debe completar una verificación actualizada.
- La Oficina del Fiscal General ahora ofrece citas para servicios de toma de huellas dactilares. También siguen disponibles servicios de entrada sin cita previa.
- Para más información o para concertar una cita, por favor visite Verificaciones de Antecedentes del Fiscal General de Rhode Island
- Información sobre cómo programar una cita se puede encontrar en la sección de preguntas frecuentes bajo “¿Necesito una cita?”
- Los proveedores de cuidado infantil familiar que crean que el DHS ya puede tener una copia de sus resultados de huellas dactilares más recientes deben enviar un correo electrónico al correo electrónico de Licencias de Cuidado Infantil del DHS para solicitar una copia.
- Al solicitar comprobaciones de huellas dactilares, asegúrese de utilizar la declaración jurada correcta disponible en los Requisitos de Verificación de Antecedentes del DHS.
- Al completar este formulario, por favor incluya también una dirección de correo electrónico personal para que los resultados se envíen a:
- Usted directamente; y
- Su programa (para centros)
- DHS (para proveedores de cuidado infantil familiar)
Por favor, ten en cuenta que:
- No garantizar que todas las personas requeridas tengan verificaciones de antecedentes actuales y accesibles en RISES resultará en hallazgos de alto riesgo de incumplimiento durante las visitas de supervisión y/o puede retrasar la aprobación de la renovación de la licencia.
- Cualquier personal identificado durante una visita de seguimiento como faltante a las verificaciones de antecedentes requeridas deberá abandonar el programa inmediatamente y no podrá regresar hasta que la documentación requerida haya sido subida a RISES y aprobada por el DHS. Esto puede resultar en cierres temporales de aulas o programas hasta que se cumpla con el cumplimiento.
Gracias por su atención a estos requisitos y por continuar colaborando.
Atentamente,
Licencias de Cuidado Infantil del DHS