*Traducción en español está abajo
Dear CCAP Providers,
We hope your summer has been going smoothly and has been filled with fun! We are reaching out with an update on the CCAP provider monitoring project.
Thank you to the 80 providers that have worked with us so far to provide the requested documentation. As we continue, we wanted to share some general feedback with all providers regarding the requirements for parent-provider agreements and sign-in/out sheets. We encourage you to review your documentation and processes regularly to make sure you’re meeting the policy requirements.
Please remember the following:
- Parent-provider agreements must be in place before any child begins care with you, and the agreed hours of care on the agreement must match the provider portal enrollment. If a child’s attendance changes from their agreed hours of care for more than two weeks, you must check in with the parent or guardian to update both the agreement and enrollment.
- Sign in/out sheets must record exact time in, exact time out, and have a signature for each time. School age children – or any child that leaves the classroom midday and returns – must have each time in and out recorded.
Attached you will find a technical assistance sheet on record-keeping best practices to ensure compliance with CCAP policy. CCAP Provider Record Keeping – English
To date, 80 providers have engaged in monitoring and provided and documentation for over 200 children. Providers who were reviewed in the first round have received their feedback, and we are working diligently to provide timely feedback for the subsequent rounds. We understand there is a lot of information to remember when it comes to CCAP, and we appreciate all that you have done to stay abreast of both the current regulations and the recent changes!
As always, thank you for your understanding and patience navigating CCAP implementation. Please feel free to reach out if you have any questions, comments, or concerns!
Sincerely,
Nicole Chiello, Assistant Director, Office of Child Care
Sharon Fitzgerald, CCAP Administrator, Office of Child Care
Emily Dickervitz, Assistant CCAP Administrator, Office of Child Care
Estimados proveedores de CCAP,
¡Esperamos que su verano haya transcurrido sin problemas y lleno de diversión! Nos comunicamos con una actualización sobre el proyecto de monitoreo de proveedores de CCAP.
Gracias a los 80 proveedores que han trabajado con nosotros hasta ahora para brindar la documentación solicitada. A medida que continuamos, queríamos compartir algunos comentarios generales con todos los proveedores sobre los requisitos para los acuerdos entre padres y proveedores y las hojas de registro de entrada y salida. Le recomendamos que revise su documentación y procesos periódicamente para asegurarse de que cumple con los requisitos de la política.
Por favor recuerde lo siguiente:
- Los acuerdos entre padres y proveedores deben estar vigentes antes de que cualquier niño comience a recibir cuidados con usted, y las horas de atención acordadas en el acuerdo deben coincidir con la inscripción en el portal del proveedor. Si la asistencia de un niño cambia de sus horas de cuidado acordadas durante más de dos semanas, debe comunicarse con el padre o tutor para actualizar tanto el acuerdo como la inscripción.
- Las hojas de registro de entrada y salida deben registrar la hora exacta de entrada y salida y tener una firma para cada hora. Los niños en edad escolar, o cualquier niño que salga del aula al mediodía y regrese, deben tener registrado cada vez que entran y salen.
Adjunto encontrará una hoja de asistencia técnica sobre las mejores prácticas de mantenimiento de registros para garantizar el cumplimiento de la política del CCAP. Mantenimiento de registros de proveedores CCAP – Español
Hasta la fecha, 80 proveedores han participado en el seguimiento y han proporcionado documentación a más de 200 niños. Los proveedores que fueron revisados en la primera ronda recibieron sus comentarios y estamos trabajando diligentemente para brindar comentarios oportunos para las rondas posteriores. Entendemos que hay mucha información que recordar cuando se trata de CCAP y apreciamos todo lo que ha hecho para mantenerse al tanto de las regulaciones actuales como de los cambios recientes.
Como siempre, gracias por su comprensión y paciencia al navegar por la implementación del CCAP. ¡No dude en comunicarse si tiene alguna pregunta, comentario o inquietud!
Atentamente,
Nicole Chiello, subdirectora, Oficina de Cuidado Infantil
Sharon Fitzgerald, Administradora del CCAP, Oficina de Cuidado Infantil
Emily Dickervitz, Administradora adjunta del CCAP, Oficina de Cuidado Infantil
