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CCAP Payment Practice Update Effective 09.18.22
Frequently Asked Questions
This is a follow-up message regarding the emails dated August 9 and August 26, 2022, which included important updates to Child Care Assistance Program (CCAP) payment practices. Effective September 18, 2022, CCAP reimbursements will be made based on attendance per the updated absentee policy.
When is the this change effective?
The change is effective beginning Batch 10, Service Week 1, September 18, 2022.
Do I have to do anything with my enrollments prior to September 18, 2022?
Yes. Please review your CCAP enrollments and disenroll non-attending children on or before September 18, 2022. Disenroll school-aged children and re-enroll them for the fall schedule.
What is the new absentee policy?
Families will be allowed up to two consecutive weeks of allowable absences at a time without impacting provider payment.
What is an allowable absence?
Allowable absences include absences with notice that are accompanied by a parent notice (signed by the parent).
Do I need a parent notice every time a child is absent?
Parental notice (signed by the parent) will be required for absences that are five consecutive days in a week.
If a child is absent for five days and I do not have a parental notice (signed by the parent) uploaded, can I still get paid for that week?
No, payment will not be made for children who are non-attending or absent without notice.
What do I do if a child does not return after a two-week absence?
If a child does not return after a two-week absence, you should promptly disenroll the child.
Will I still receive payment for the approved missed days, assuming parent notices are submitted and the child has only been absent for the maximum amount allowable at one time?
Yes. You will be paid for allowable absences up to the two consecutive week maximum.
Can a child take two consecutive weeks of approved absence more than once in a year?
Yes. There is no limit on the number of days or weeks a child can be absent with notice in a calendar year, provided they return to care after the absence and provided they are not absent for more than two consecutive weeks at a time.
Can school age children still be enrolled during regular school hours (9:30 a.m.– 1:30 p.m.)?
No. With the ‘fall flip’ being reinstated, school age children will not be able to enroll during regular school hours. Upgrades for school vacation weeks, holidays and snow days can be requested.
Do I have to submit attendance?
Yes. Providers should continue to submit accurate attendance records by the attendance submission deadline on the bi-weekly child care payment schedule. Additionally, accurate sign-in/sign-out sheets on-site should continue to be maintained.
Who can I contact if I have questions?
Please contact The Office of Child Care office at DHS.Childcare@dhs.ri.gov for all enrollment and eligibility issues. Please contact the CCAP Billing Office at DHS.CCAPBilling@dhs.ri.gov for all attendance and payment issues.
Actualización de la práctica de pago de CCAP en vigencia a partir del 18.09.22
Preguntas frecuentes
Este es un mensaje de seguimiento con respecto a los correos electrónicos del 9 y del 26 de agosto de 2022, que incluían actualizaciones importantes sobre las prácticas de pago del Programa de asistencia para el cuidado infantil (CCAP, por sus siglas en inglés). A partir del 18 de septiembre de 2022, los reembolsos del CCAP se realizarán en función de la asistencia según la política de ausentismo actualizada.
¿Cuándo entra en vigor este cambio?
El cambio entra en vigor a partir del Lote 10, Semana de servicio 1, el 18 de septiembre de 2022.
¿Tengo que hacer algo con mis inscripciones anteriores al 18 de septiembre de 2022?
Sí. Por favor revise sus inscripciones en el CCAP y cancele la inscripción de los niños que no asisten el 18 de septiembre de 2022 o antes. Cancele la inscripción de los niños en edad escolar y vuelva a inscribirlos para el horario de otoño.
¿Cuál es la nueva política de ausentismo?
A las familias se les permitirán hasta dos semanas consecutivas de ausencias permitidas a la vez sin afectar el pago del proveedor.
¿Qué es una ausencia permitida?
Las ausencias permitidas incluyen ausencias con aviso que van acompañadas de una nota de los padres (firmado por uno de los padres).
¿Necesito una nota de los padres cada vez que un niño está ausente?
Se requerirá una nota de los padres (firmado por uno de los padres) para las ausencias de cinco días consecutivos en una semana.
Si un niño está ausente durante cinco días y no tengo una nota de los padres (firmado por uno de los padres) cargada, ¿puedo recibir el pago de esa semana?
No, no se realizará el pago de los niños que no asistan o estén ausentes sin aviso.
¿Qué hago si un niño no regresa después de una ausencia de dos semanas?
Si un niño no regresa después de una ausencia de dos semanas, debe cancelar la inscripción del niño de inmediato.
¿Seguiré recibiendo el pago por los días perdidos aprobados, suponiendo que se envíen avisos de los padres y que el niño solo haya estado ausente por la cantidad máxima permitida a la vez?
Sí. Se le pagará por las ausencias permitidas hasta el máximo de dos semanas consecutivas.
¿Puede un niño tomar dos semanas consecutivas de ausencia aprobada más de una vez al año?
Sí. No hay límite en la cantidad de días o semanas que un niño puede ausentarse con notificación en un año calendario, siempre que regrese al cuidado después de la ausencia y siempre que no esté ausente por más de dos semanas consecutivas a la vez.
¿Los niños en edad escolar aún pueden inscribirse durante el horario escolar regular (9:30 a. m. a 1:30 p. m.)?
No. Con la reinstauración del ‘fall flip’ o ‘voltear de otoño,’ los niños en edad escolar no podrán inscribirse durante el horario escolar regular. Se pueden solicitar actualizaciones para semanas de vacaciones escolares, días festivos y días de nieve.
¿Tengo que presentar asistencia?
Sí. Los proveedores deben continuar presentando registros de asistencia precisos antes de la fecha límite de presentación de asistencia en el cronograma de pago de cuidado infantil quincenal. Además, se deben seguir manteniendo hojas precisas de registro de entrada/salida en el sitio.
¿Con quién me puedo comunicar si tengo preguntas?
Comuníquese con la Oficina de Cuidado Infantil por correo electrónico en DHS.Childcare@dhs.ri.gov para problemas relacionado con inscripción y elegibilidad. Comuníquese con la Oficina de facturación de CCAP por correo electrónico en DHS.CCAPBilling@dhs.ri.gov para preguntas relacionado con asistencia y pago. |
