Dear CCAP Providers,
We would like to take some time to thank you for your ongoing adherence to CCAP policies and for ensuring you stay up to date on the changes that have been made with the recent regulation update that will take effect July 29th. Stay tuned for more information on the new additions to the regulations in future weeks. We are reaching out today to provide additional clarification on charging fees to CCAP-eligible families, which was always a regulation that needed clarification.
It is important to remember that a family’s CCAP copay is the maximum amount a family can afford to contribute toward child care. In addition to charging families this assigned copay, though, there are four (4) other specific allowable fees that are permissible to charge CCAP families.
For families who pay their copay with a check or credit card, you may charge a financial institution fee for the credit card transaction or for a bounced check. Reasonable transportation fees are also allowable if the fee is applied to all CCAP-eligible and non-CCAP children and has been requested by the parent or guardian. Families who do not pick up their child within your program’s published business hours may also be charged a late pick-up fee. Finally, a family who requests additional hours past their authorized hours (not applicable to full-time authorized families) are allowed to be charged a fee in accordance with your private pay policy to cover the hours more than their DHS authorized hours. For example, if a child is authorized for half time (10-19 hours per week), but the parent requests full-time care, you may charge for the care provided beyond 19 hours.
The categories of prohibited fees remain the same: waitlist, registration/enrollment, and annual fees must not be charged to CCAP families even if the policy applies to all enrolled children. CCAP families must also never be charged field trip or activity fees. If your program offers fee-based special programming such as field trips or activities where CCAP families are asked to pay a fee for their child to participate and they are not able to pay the fee, best practice is to waive the fee for this family. If that is not possible, and the child is excluded from the activity, the program is still required to provide age-appropriate care for the child during the activity. Withdrawals fees are also prohibited from being charged: should a CCAP-eligible family withdraw from care with or without notice, you cannot charge the family a withdrawal fee even if the policy is in place for all enrolled children.
We appreciate and welcome any questions and feedback around this topic and appreciate your adherence to this and all CCAP policies.
Additional language around this policy can be found in your CCAP Provider Agreement and the CCAP Provider Handbook and CCAP regulations, which are all linked to the DHS Website here: DHS CCAP Provider Information.
You can also find a one-pager on additional fees here.
As always, thank you for your commitment to providing the highest quality care to RI’s youngest learners. Wishing you a happy, healthy rest of the summer!
The Office of Child Care
Estimados proveedores de CCAP,
Nos gustaría tomarnos un tiempo para agradecerle por su continuo cumplimiento de las políticas del CCAP y por garantizar que se mantenga actualizado sobre los cambios que se han realizado con la reciente actualización de la regulación que entrará en vigor el 29 de julio. Estén atentos para obtener más información sobre las nuevas incorporaciones a las regulaciones en las próximas semanas. Nos comunicamos hoy para brindar aclaraciones adicionales sobre el cobro de tarifas a las familias elegibles para el CCAP, que siempre fue una regulación que necesitaba aclaración.
Es importante recordar que el copago CCAP de una familia es la cantidad máxima que una familia puede contribuir para el cuidado infantil. Sin embargo, además de cobrar a las familias este copago asignado, existen otras cuatro (4) tarifas específicas permitidas que están permitidas para cobrar a las familias del CCAP.
Para las familias que pagan su copago con un cheque o tarjeta de crédito, pueden cobrar una tarifa de institución financiera por la transacción con tarjeta de crédito o por un cheque sin fondos. También se permiten tarifas de transporte razonables si la tarifa se aplica a todos los niños elegibles para CCAP y ha sido solicitada por el padre o tutor. A las familias que no recojan a sus hijos dentro del horario comercial publicado por su programa también se les puede cobrar un cargo por recogida tardía. Finalmente, a una familia que solicite horas adicionales más allá de sus horas autorizadas (no aplicable a familias autorizadas de tiempo completo) se le puede cobrar una tarifa de acuerdo con su política de pago privada para cubrir las horas que excedan sus horas autorizadas por el DHS. Por ejemplo, si a un niño se le autoriza medio tiempo (de 10 a 19 horas por semana), pero el padre solicita el cuidado de tiempo completo, usted puede cobrar por el cuidado proporcionado más allá de las 19 horas.
Las categorías de tarifas prohibidas siguen siendo las mismas: lista de espera, registro/inscripción y tarifas anuales no se deben cobrar a las familias del CCAP, incluso si la política se aplica a todos los niños inscritos. A las familias del CCAP tampoco se les debe cobrar nunca tarifas de excursiones o actividades. Si su programa ofrece programación especial basada en tarifas, como excursiones o actividades en las que a las familias del CCAP se les pide que paguen una tarifa para que sus hijos participen y no pueden pagar la tarifa, la mejor práctica es eximir la tarifa a esta familia. Si eso no es posible y el niño es excluido de la actividad, el programa aún debe proporcionar cuidado adecuada a su edad durante la actividad. También está prohibido cobrar tarifas de retiro: si una familia elegible para CCAP se retira del cuidado con o sin previo aviso, no puede cobrarle a la familia una tarifa de retiro incluso si la póliza está vigente para todos los niños inscritos.
Apreciamos y agradecemos cualquier pregunta y comentario sobre este tema y apreciamos su cumplimiento de esta y todas las políticas del CCAP.
Puede encontrar texto adicional sobre esta política en su Acuerdo de proveedor de CCAP y en el Manual de proveedores de CCAP y en las regulaciones de CCAP, todos los cuales están vinculados al sitio web de DHS aquí: Información del Proveedor de CCAP del DHS.
También puede encontrar una página sobre tarifas adicionales aquí.
Como siempre, gracias por su compromiso de brindar atención de la más alta calidad a los estudiantes más jóvenes de RI. ¡Te deseo un feliz y saludable resto del verano!
La Oficina de Cuidado Infantil
