Dear Valued Providers,
We hope you have had a wonderful summer. As we transition into fall and the new school year, we wanted to provide you with some reminders. In addition, stay tuned in the coming days as we will be sending out an invite for the fall All-provider meeting.
- Per federal requirements, all providers, both new and current, must have a copy of your programs Emergency Preparedness Plan in your licensing record. This plan must be completed using the Emergency Plan Template document found on the DHS website. This document can be used in addition to a larger emergency preparedness plan you may have but must be included using the actual form itself. Having this form ensures that we (as the licensing agency) and you (as the provider) are meeting all the criteria outlined by our federal funders for developing and implementing a plan to specific emergencies. Many of you have already included this form in new or renewal applications. If you have not completed this form previously, you will be required to do so with your next renewal.
- As a reminder, this website has copies of many DHS Child Care templates, forms, links, etc., and is a great resource for you and your program.
- Any new regulations can also be found on the DHS website. Please ensure that you have the newest regulations for your program downloaded and provided to your staff. Child care licensing regulations (as well as any other DHS related regulations) can be found
- This time of year, as you have new staff starting and new children enrolling, is a great time to do a review of your staff and child files. This is a particularly great time of year for staff files because we are about 4 months away from transitioning into the RISES system as our licensing system of record and having all of your staff’s updated information in the workforce registry will save you a lot of time and energy for future monitoring visits and once the system becomes mandatory in the winter.
- We are available to support you! If you have any questions about RISES, getting your staff into RISES, or anything related to the system at all, please reach out!
- Lastly, we acknowledge that there has been a delay in receiving mail from the office over the last few months. As a reminder, you are required by regulations to have an up-to-date license posted at all times in your program. It is your responsibility to reach out if you did not receive a license in a timely manner and we will scan you a copy in the interim. We do not know you haven’t received it if you do not reach out – if during a monitoring visit, one is not posted or is not up to date, you will still be considered non-compliant.
- This problem will rectify itself in the coming months with RISES, but in the meantime please let us know ASAP if you do not have a current, valid license.
If you have any questions please contact your assigned licensor or our general child care email at dhs.childcarelicensing@dhs.ri.gov at any time. Thank you so much for your hard work caring for Rhode Island’s children.
Sincerely,
The Office of Child Care – Licensing Team
Estimados proveedores valiosos,
Esperamos que hayáis tenido un verano maravilloso. A medida que nos adentramos en el otoño y el nuevo año escolar, queríamos brindarles algunos recordatorios. Además, estén atentos en los próximos días, ya que enviaremos una invitación para la reunión de todos los proveedores de otoño.
- De acuerdo con los requisitos federales, todos los proveedores, tanto nuevos como actuales, deben tener una copia del Plan de Preparación para Emergencias de su programa en su registro de licencia. Este plan debe completarse utilizando el documento de Plantilla de Plan de Emergencia que se encuentra en el sitio web del DHS. Este documento se puede usar además de un plan de preparación para emergencias más grande que pueda tener, pero debe incluirse utilizando el formulario real en sí. Tener este formulario garantiza que nosotros (como agencia de licencias) y usted (como proveedor) cumplimos con todos los criterios descritos por nuestros financiadores federales para desarrollar e implementar un plan para emergencias específicas. Muchos de ustedes ya han incluido este formulario en solicitudes nuevas o de renovación. Si no ha completado este formulario anteriormente, se le pedirá que lo haga en su próxima renovación.
- Como recordatorio, este sitio web tiene copias de muchas plantillas, formularios, enlaces, etc. de Cuidado Infantil del DHS, y es un gran recurso para usted y su programa.
- Cualquier nueva regulación también se puede encontrar en el sitio web del DHS. Asegúrese de tener las regulaciones más recientes para su programa descargadas y proporcionadas a su personal. Las regulaciones de licencias de cuidado infantil (así como cualquier otra regulación relacionada con el DHS) se pueden encontrar aquí.
- Esta época del año, ya que hay nuevo personal que comienza y nuevos niños que se inscriben, es un buen momento para hacer una revisión de los archivos de su personal y niños. Esta es una época del año particularmente buena para los archivos del personal porque estamos a unos 4 meses de la transición al sistema RIES, ya que nuestro sistema de registro de licencias y tener toda la información actualizada de su personal en el registro de la fuerza laboral le ahorrará mucho tiempo y energía para futuras visitas de monitoreo y una vez que el sistema sea obligatorio en el invierno.
- ¡Estamos disponibles para apoyarte! Si tiene alguna pregunta sobre RISES, cómo conseguir que su personal participe en RISES, o cualquier cosa relacionada con el sistema, ¡póngase en contacto con nosotros!
- Por último, reconocemos que ha habido un retraso en la recepción de correo de la oficina en los últimos meses. Como recordatorio, las regulaciones le exigen tener una licencia actualizada publicada en todo momento en su programa. Es su responsabilidad ponerse en contacto con nosotros si no recibió una licencia de manera oportuna y le escanearemos una copia mientras tanto. No sabemos si no lo ha recibido si no se comunica: si durante una visita de monitoreo, no se publica uno o no está actualizado, aún se le considerará incumplidor.
- Este problema se rectificará en los próximos meses con RISES, pero mientras tanto, háganoslo saber lo antes posible si no tiene una licencia válida y vigente.
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con su licenciante asignado o con nuestro correo electrónico general de cuidado infantil en dhs.childcarelicensing@dhs.ri.gov en cualquier momento. Muchas gracias por su arduo trabajo cuidando a los niños de Rhode Island.
Sinceramente,
La Oficina de Cuidado Infantil – Equipo de Licencias
