Valued Providers,
Thank you for your continued patience while the Rhode Island Department of Human Services (DHS) navigates through the RIBridges breach. The Office of Child Care (OCC) wants to provide you with some updated information regarding the CCAP portal and next steps.
- According to the provider payment schedule, payment date for Batch 16 is January 9, 2025. These payments were mailed out on January 3, 2025, so you should receive them on time. If you have any issues, please reach out to us.
- Please continue to take DCYF children, foster children, and children with a pending certificate number during this time. We are working diligently to make sure you will get paid for these children as soon as possible.
We also wanted to add the reminders from earlier this week to this correspondence:
- We are working through the process of extending CCAP certificates that would have closed between December 13 and the date the system is restored. If there is a child in your care who has an active certificate that would have expired during this time, their certificate will be extended until 3/31/25.
- You may be required to submit your attendance while the system is down. Please ensure this information is available when the system goes live.
- Please manually keep track of new children that enter your care, children that leave, upgrades, etc. We are working on a system to ensure that you will be paid for any child in your care who is eligible for CCAP benefits or has applied for CCAP benefits during the breach. This may take a few weeks. Once ready, you will be able to submit back billing as needed.
- To be paid, you must have proof of attendance for the child at the time. This will be imperative if two providers are claiming to have the same child enrolled. We will review any exceptions to this on a case-by-case basis once the system is up and running.
- If you enroll a new child who is already eligible for CCAP the family must provide you with their certificate number. If you enroll a child whose CCAP application is pending or who applied for CCAP during the breach, they will not have a certificate number but may be able to show you proof of application. In any case, please keep track of date of enrollment/disenrollment, first and last name, and certificate number, if provided.
- Many of you are looking for Batch payment notices. We will be able to send those to you once the system is up and running again – They cannot be accessed currently.
Please stay tuned for additional information and continue to ask questions as you have them. OCC will continue to keep you informed as more information is available.
Thank you again for all your hard work to support RI children and families.
Nicole Chiello
Assistant Director – Office of Child Care
Proveedores valiosos,
Gracias por su continua paciencia mientras el Departamento de Servicios Humanos de Rhode Island (DHS) navega a través de la brecha de RIBridges. La Oficina de Cuidado Infantil (OCC, por sus siglas en inglés) desea proporcionarle información actualizada sobre el portal de CCAP y los próximos pasos.
- De acuerdo con el cronograma de pagos del proveedor, la fecha de pago para el Lote 16 es el 9 de enero de 2025. Estos pagos se enviaron por correo el 3 de enero de 2025, por lo que debería recibirlos a tiempo. Si tienes algún problema, comunícate con nosotros.
- Continúe aceptando niños de DCYF, niños de crianza temporal y niños con un número de certificado pendiente durante este tiempo. Estamos trabajando diligentemente para asegurarnos de que se le pague por estos niños lo antes posible.
También queríamos añadir los recordatorios de principios de esta semana a esta correspondencia:
- Estamos trabajando en el proceso de extensión de los certificados CCAP que habrían cerrado entre el 13 de diciembre y la fecha en que se restablezca el sistema. Si hay un niño bajo su cuidado que tiene un certificado activo que habría expirado durante este tiempo, su certificado se extenderá hasta el 3/31/25.
- Es posible que deba enviar su asistencia mientras el sistema está inactivo. Asegúrese de que esta información esté disponible cuando el sistema se ponga en marcha.
- Realice un seguimiento manual de los nuevos niños que ingresan a su cuidado, los niños que se van, las mejoras, etc. Estamos trabajando en un sistema para garantizar que se le pague por cualquier niño bajo su cuidado que sea elegible para los beneficios de CCAP o que haya solicitado los beneficios de CCAP durante el incumplimiento. Esto puede tardar algunas semanas. Una vez que esté listo, podrá enviar la facturación anterior según sea necesario.
o Para recibir el pago, debe tener un comprobante de asistencia del niño en ese momento. Esto será imperativo si dos proveedores afirman tener al mismo niño inscrito. Revisaremos cualquier excepción a esto caso por caso una vez que el sistema esté en funcionamiento.
o Si inscribe a un nuevo niño que ya es elegible para CCAP, la familia debe proporcionarle su número de certificado. Si inscribe a un niño cuya solicitud de CCAP está pendiente o que solicitó CCAP durante la infracción, no tendrá un número de certificado, pero es posible que pueda mostrarle un comprobante de solicitud. En cualquier caso, lleve un registro de la fecha de inscripción / cancelación de la inscripción, nombre y apellido y número de certificado, si se proporciona.
- Muchos de ustedes están buscando avisos de pago por lotes. Podremos enviárselas una vez que el sistema vuelva a estar en funcionamiento, ya que actualmente no se puede acceder a ellas.
Estén atentos para obtener información adicional y continúen haciendo preguntas a medida que las tengan. OCC continuará manteniéndolo informado a medida que haya más información disponible.
Gracias nuevamente por todo su arduo trabajo para apoyar a los niños y las familias de RI.
Nicole Chiello
Subdirector – Oficina de Cuidado Infantil