Thank you for your continued patience while the Rhode Island Department of Human Services (DHS) navigates through the RIBridges breach. The Office of Child Care (OCC) wants to provide you with two very important updates. Please take the time to read thoroughly.
First, we have been made aware of some discrepancies in check amounts in the Batch 16 paper check run. Financial Management is reviewing this batch and will work to reconcile any issues as quickly as possible. As always, for payment specific question please email the CCAP financial management team at: dhs.ccapbilling@dhs.ri.gov
Second, at this time, CCAP Providers cannot access the provider portal. However, as limited Bridges access becomes available for DHS employees, we ask that you follow the instructions below for submitting enrollments and disenrollments. This temporary procedure will help ensure you are paid for children in your care that you are not able to enroll in the provider portal.
ENROLLMENTS
So that our team can begin to enroll children you have not been able to enter in the portal, we ask that you please provide our office with the following documents. Please use the forms attached to this email to submit your information. They are specific to this process and are different than the regular enrollment/back billing forms. Using the attached forms will help us move more quickly and accurately and will reduce the need for follow up questions.
For each child in your program that you have NOT been able to enroll in the provider portal, please provide:
- The attached Enrollment/Disenrollment Form including the date the child was first in your care.
- The attached Back Billing Form. Please note, this back billing form is specific to this process and only ONE certificate number/family can be submitted on each back billing form submitted for payment.
- Sign in/sign out sheets from the date the child was first in your care.
- Parent Provider Agreement
DISENROLLMENTS
For each child that has disenrolled from your program that you have NOT been able to disenroll through the provider portal, please provide the attached Enrollment/Disenrollment form including the last date the child physically attended your program.
There are three ways to submit these documents:
- You can mail hard copies (keep a copy for your records before you mail) to:
RI Department of Human Services
Office of Child Care
Louis Pasteur Building #57
25 Howard Avenue, 1st Floor
Cranston, RI 02920
- You can put them in the drop box outside the same address.
- You can email them to: dhs.childcare@dhs.ri.gov
As these documents are received, our team will begin to process enrollments and disenrollments. The system is currently not able to mail out enrollment/disenrollment notices, but our team will make every effort to communicate with you through email or phone call the details of your enrollment including enrolled/authorized hours and copay information and will need your help communicating these details with families.
Thank you again for your patience as we work through these temporary processes. Our goal is to do all we can to get payments out to you for the children in your care given the current system restrictions. We don’t yet have full system access so may not be able to answer every question and we don’t yet know when providers will have portal access, but we’ll continue to do all we can to respond to your questions and get your payments to you on time.
Sincerely,
The Office of Child Care
Gracias por su paciencia mientras el Departamento de Servicios Humanos de Rhode Island (DHS) resuelve la brecha de seguridad de RIBridges. La Oficina de Cuidado Infantil (OCC) quiere brindarle dos actualizaciones muy importantes. Tómese el tiempo de leerlas detenidamente.
En primer lugar, nos han informado de algunas discrepancias en los montos de los cheques en papel del lote 16. La Administración financiera está revisando este lote y trabajará para resolver cualquier problema lo más rápido posible. Como siempre, si tiene preguntas específicas sobre pagos, envíe un correo electrónico al equipo de administración financiera de CCAP a: dhs.ccapbilling@dhs.ri.gov.
En segundo lugar, en este momento, los proveedores de CCAP no pueden acceder al portal de proveedores. Sin embargo, a medida que el acceso limitado a Bridges esté disponible para los empleados del DHS, le pedimos que siga las instrucciones a continuación para enviar inscripciones y cancelaciones de inscripciones. Este procedimiento temporal ayudará a garantizar que se le pague por los niños a su cuidado que no puede inscribir en el portal de proveedores.
INSCRIPCIONES
Para que nuestro equipo pueda comenzar a inscribir a los niños que no ha podido ingresar en el portal, le solicitamos que proporcione a nuestra oficina los siguientes documentos. Utilice los formularios adjuntos a este correo electrónico para enviar su información. Son específicos para este proceso y son diferentes a los formularios de inscripción/facturación retroactiva habituales. El uso de los formularios adjuntos nos ayudará a avanzar con mayor rapidez y precisión y reducirá la necesidad de preguntas de seguimiento.
Para cada niño en su programa que NO haya podido inscribir en el portal del proveedor, proporcione:
- El Formulario de Inscripción/Cancelación adjunto que incluya la fecha en que el niño estuvo a su cuidado por primera vez.
- El Formulario de Facturación Retroactiva adjunto. Tenga en cuenta que este formulario de facturación retroactiva es específico para este proceso y solo se puede enviar UN número de certificado/familia en cada formulario de facturación retroactiva enviado para el pago.
- Hojas de registro de entrada/salida a partir de la fecha en que el niño estuvo a su cuidado por primera vez.
- Acuerdo Entre Padres y Proveedores
CANCELACIONES DE INSCRIPCIÓN
Para cada niño que se haya dado de baja de su programa y que NO haya podido hacerlo a través del portal del proveedor, proporcione el Formulario de Inscripción/Cancelación adjunto, que incluya la última fecha en la que el niño asistió físicamente a su programa.
Hay tres formas de enviar estos documentos:
- Puede enviar copias impresas por correo (conserve una copia para sus registros antes de enviarlas por correo) a:
RI Department of Human Services
Office of Child Care
Louis Pasteur Building #57
25 Howard Avenue, 1st Floor
Cranston, RI 02920
- Puede colocarlos en el buzón que se encuentra afuera de la misma dirección.
- Puede enviarlos por correo electrónico a: dhs.childcare@dhs.ri.gov
A medida que recibamos estos documentos, nuestro equipo comenzará a procesar las inscripciones y cancelaciones de inscripciones. Actualmente, el sistema no puede enviar avisos de inscripción o cancelación de inscripciones por correo postal, pero nuestro equipo hará todo lo posible para comunicarse con usted por correo electrónico o llamada telefónica para brindarle los detalles de su inscripción, incluidas las horas inscritas o autorizadas y la información sobre los copagos, y necesitará su ayuda para comunicar estos detalles a las familias.
Gracias nuevamente por su paciencia mientras trabajamos en estos procesos temporales. Nuestro objetivo es hacer todo lo posible para que usted reciba los pagos de los niños bajo su cuidado dadas las restricciones actuales del sistema. Todavía no tenemos acceso completo al sistema, por lo que es posible que no podamos responder todas las preguntas y aún no sabemos cuándo los proveedores tendrán acceso al portal, pero continuaremos haciendo todo lo posible para responder a sus preguntas y hacerle llegar sus pagos a tiempo.
Atentamente,
La Oficina de Cuidado Infantil
