Valued Providers,
Thank you for your continued patience while the Rhode Island Department of Human Services (DHS) navigates through the RIBridges breach. The Office of Child Care (OCC) wants to provide you with some updated information regarding upcoming payments, vacation week upgrades for school age children, enrollments, and disenrollments.
Please take the time to read this important information thoroughly and reach out to Nicole.Chiello@dhs.ri.gov with any questions.
Batch 17
- Payments will be based on enrollments in the provider portal as of December 13, 2024.
- The discrepancy discovered in the Batch 16 payment for some providers has been addressed with supplemental checks that went out this week and should not impact the Batch 17 payments at all.
- Payments will include an upgrade to full time for all school aged children enrolled in the provider portal as of 12/13/24 for the vacation weeks of 12/22/24 and 12/29/24. You do not have to submit upgrades for these school age children for these weeks.
- Paper checks will be mailed on Friday, January 17th ahead of time to ensure arrival as of the scheduled pay date of 1/23.
IF YOU DO NOT WANT YOUR CHECK MAILED AND WOULD LIKE TO PICK IT UP, PLEASE email Nicole.Chiello@dhs.ri.gov by 12pm on Thursday, January 16th. We will ask you to pick up on Tuesday at the DHS Office of Child Care. If we do not hear from you by then, it will be in the mail on Friday morning.
Until provider portal access is restored, the provider management team will work to enroll and disenroll children on your behalf based on the documentation you submit as explained below. We will communicate this information to you through email until enrollment/disenrollment notices are functional and/or you can access this information in the portal.
Batch 18
- Batch 18 payments will be based on enrollments in the provider portal as of December 13, 2024, as well as updated enrollments and disenrollments sent to our office prior to the payment. Please refer to our email from 1/9/25 with instructions and forms related to this. Forms can also be found on the DHS website under CCAP RIBridges Data Breach Forms.
- Our team will work through the enrollment/disenrollment information you submit to ensure Batch 18 reflects these changes. It is important to submit fully completed paperwork in order to have your requests processed.
- Please note that this is subject to change based on system limitations, and we will send a status update prior to the Batch 18 payment.
- We will communicate the payment method for this batch (paper check or direct deposit) as soon as we can.
Other Adjustments that will occur once RIBridges System is Fully Restored
- Rate adjustments for providers whose BrightStars Rating increased during this time
- PAC/union dues for family child care providers requesting withholdings during this time
- Upgrades for school age children who were not enrolled through the portal as of 12/13/24
We appreciate your continued patience and support as we work to ensure you receive payment for the children in your care as soon as possible. We, and the families you serve, are so appreciative of your willingness to welcome children into your program despite these system challenges.
Please continue to watch your email closely as we will share more information about portal access and payments as it becomes available.
Sincerely,
The DHS Office of Child Care
Estimados proveedores
Gracias por su continua paciencia mientras el Departamento de Servicios Humanos de Rhode Island (DHS) navega a través de la brecha de RIBridges. La Oficina de Cuidado Infantil (OCC) desea proporcionarle información actualizada sobre los próximos pagos, las actualizaciones de la semana de vacaciones para los niños en edad escolar, las inscripciones y las cancelaciones de inscripciones.
Por favor, tómese el tiempo necesario para leer esta información importante detenidamente y comuníquese con Nicole.Chiello@dhs.ri.gov si tiene alguna pregunta.
Lote 17
- Los pagos se basarán en las inscripciones en el portal de proveedores a partir del 13 de diciembre de 2024.
- La discrepancia detectada en el pago del Lote 16 para algunos proveedores ha sido resuelta con cheques complementarios que se enviaron esta semana y no debería afectar los pagos del Lote 17.
- Los pagos incluirán una actualización a tiempo completo para todos los niños en edad escolar inscritos en el portal de proveedores a partir del 12/13/24 para las semanas de vacaciones del 12/22/24 y el 12/29/24. No es necesario que envíe actualizaciones para estos niños en edad escolar durante estas semanas.
- Los cheques en papel se enviarán por correo el viernes 17 de enero con anticipación para garantizar su llegada para la fecha de pago programada del 23 de enero.
SI NO DESEA QUE LE ENVÍEN SU CHEQUE POR CORREO Y DESEA RECOGERLO, POR FAVOR ENVÍE UN CORREO ELECTRÓNICO a Nicole.Chiello@dhs.ri.gov antes de las 12 p.m. del jueves 16 de enero. Le pediremos que lo recoja el martes en la Oficina de Cuidado Infantil de DHS. Si no recibimos su mensaje antes de esa hora, el cheque será enviado por correo el viernes por la mañana.
Hasta que se restablezca el acceso al portal de proveedores, el equipo de administración de proveedores trabajará para inscribir y cancelar la inscripción de niños en su nombre según la documentación que presente, como se explica a continuación. Le comunicaremos esta información por correo electrónico hasta que los avisos de inscripción/cancelación de inscripción estén operativos y/o pueda acceder a esta información en el portal.
Lote 18
- Los pagos del Lote 18 se basarán en las inscripciones en el portal de proveedores a partir del 13 de diciembre de 2024, así como en las inscripciones y cancelaciones actualizadas enviadas a nuestra oficina antes del pago. Consulte nuestro correo electrónico del 1/9/25 con instrucciones y formularios relacionados con este asunto. Los formularios también se pueden encontrar en el sitio web del DHS en Formularios de violación de datos de CCAP RIBridges.
- Nuestro equipo trabajará a través de la información de inscripción/cancelación de inscripción que envíe para garantizar que el Lote 18 refleje estos cambios. Es importante presentar la documentación completa para que se procesen sus solicitudes.
- Tenga en cuenta que esto está sujeto a cambios en función de las limitaciones del sistema, y le enviaremos una actualización de estado antes del pago del Lote 18.
- Comunicaremos el método de pago de este lote (cheque en papel o depósito directo) tan pronto como sea posible.
Otros ajustes que se Realizarán una vez que el Sistema RIBridges se Restablezca por Completo:
- Ajustes de tarifas para los proveedores cuya calificación de BrightStars aumentó durante este período.
- Deducciones de PAC/sindicato para proveedores de cuidado infantil familiar que solicitan retenciones durante este período.
- Actualizaciones para niños en edad escolar que no estaban inscritos a través del portal a partir del 12/13/24.
Agradecemos su continua paciencia y apoyo mientras trabajamos para asegurarnos de que reciba el pago por los niños bajo su cuidado lo antes posible. Nosotros, y las familias a las que ustedes sirven, estamos muy agradecidos por su voluntad de dar la bienvenida a los niños a su programa a pesar de estos desafíos del sistema.
Por favor, continúe revisando su correo electrónico de cerca, ya que compartiremos más información sobre el acceso al portal y los pagos tan pronto que esté disponible.
Atentamente,
La Oficina de Cuidado Infantil del DHS
