Dear Valued Providers,
As some of you are aware, DHS Office of Child Care Licensing was the subject of a Rhode Island Office of the Auditor General audit of child care programs. This included the review of child care licensing documentation as well as on site visits to both family child care homes and center based and school age programs.
One critical outcome of this audit was the significant number of providers that did not have the appropriate background checks on site for staff who work with children. DHS has worked diligently with the provider community since having the child care licensing unit transferred to DHS from DCYF in 2019 to ensure that all providers, staff and household members had access to the require comprehensive background checks outlined in both federal and Rhode Island regulations related to child care. This includes offering free comprehensive background checks for all applicants through the Attorney General’s Office. We have also continued to educate providers on the importance of having the correct documentations on site for each employee. We admittedly were a bit disheartened to hear the number of programs that either did not have the correct documents and/or had household members who had not had the correct checks completed.
In response to this audit, DHS will be initiating a comprehensive review of all background checks through the end of the calendar year. The first phase will be a full audit of all staff in the workforce registry as of 8/31/25. As a reminder, that is when all staff, household members, and providers are required to be in the system with all the required documents if they wish to receive the incentivization stipend outlined in previous emails. This will include a review of payroll lists to ensure we are reviewing all required staff background checks.
Any programs that do not have their staff in the RISES system by this date will have an unannounced visit to review all staff files, using a payroll list, through the rest of the calendar year in addition to regular unannounced monitoring visits. Any providers, staff or household members on site who do not have the required checks available will be sent home (or asked to leave the home) until these checks are provided to DHS via the RISES workforce registry and approved by DHS. In order to reduce the risk of an impact on your program during this assessment process, we encourage you to review the DHS Child Care Background website found here https://dhs.ri.gov/programs-and-services/child-care/child-care-providers-staff-resources/background-checks . Please remember that both comprehensive fingerprints and a DCYF check with results must be completed and received to meet the requirement.
Please note that DHS will be opening the child care regulations to make participation in the RISES workforce registry mandatory. Having the required documentation will ensure that your program is prepared prior to this becoming a requirement.
An important thing to note is that we do realize that family child care providers have their checks sent directly to DHS. We will continue to support Family Child Care in uploading these. However, please note that you, your staff and your household members are able to request that results from the comprehensive background checks from the Attorney General’s Office be emailed directly to you as the individual as well as DHS so that you can upload those directly.
DHS is currently exploring additional ways to streamline this process to ensure that the individuals who are requesting the background checks are able to receive these results directly as well as other future options to support this work.
Some reminders for the provider community:
- Comprehensive Background Checks and DCYF checks are NOT the same thing and are two separate checks.
- The BCI paperwork that you receive at the Attorney General when you go is just proof of ONE piece of the comprehensive check. That is not the comprehensive background check.
- Anyone who has access to children at any point throughout the day is required to have a comprehensive background check. Household members are required to have comprehensive background checks, even if they “do not interact with the children”.
If you have questions about comprehensive background checks, please reach out to your licensor or the child care licensing email at DHS.Childcarelicensing@dhs.ri.gov. We will be sending out information regarding other pertinent health and safety topics in the future but it is imperative that staff have received their comprehensive background checks.
Thank you for your prompt attention to this.
Sincerely,
Nicole Chiello
Associate Director – Office of Child Care
Estimados proveedores,
Como algunos de ustedes saben, la Oficina de Licencias de Cuidado Infantil del DHS fue objeto de una auditoría de la Oficina del Auditor General de Rhode Island sobre los programas de cuidado infantil. Esto incluyó la revisión de la documentación de licencias de cuidado infantil, así como visitas tanto a los hogares de cuidado infantil familiar como a los programas basados en centros y en edad escolar.
Un resultado crítico de esta auditoría fue el número significativo de proveedores que no tenían las verificaciones de antecedentes adecuadas para el personal que trabaja con niños. El DHS ha trabajado diligentemente con la comunidad de proveedores desde que la unidad de licencias de cuidado infantil fue transferida al DHS desde DCYF en 2019 para garantizar que todos los proveedores, el personal y los miembros del hogar tuvieran acceso a las verificaciones de antecedentes exhaustivas requeridas descritas en las regulaciones federales y de Rhode Island relacionadas con el cuidado infantil. Esto incluye ofrecer verificaciones de antecedentes integrales gratuitas para todos los solicitantes a través de la Oficina del Procurador General. También hemos continuado educando a los proveedores sobre la importancia de tener la documentación correcta en el sitio para cada empleado. Ciertamente nos desalentó un poco escuchar la cantidad de programas que no tenían los documentos correctos y/o tenían miembros del hogar que no habían completado las verificaciones correctas.
En respuesta a esta auditoría, el DHS iniciará una revisión exhaustiva de todas las verificaciones de antecedentes hasta el final del año calendario. La primera fase será una auditoría completa de todo el personal en el registro de personal a partir del 31/08/25. Como recordatorio, es entonces cuando todo el personal, los miembros del hogar y los proveedores deben estar en el sistema con todos los documentos requeridos si desean recibir el estipendio de incentivo descrito en correos electrónicos anteriores. Esto incluirá una revisión de las listas de nómina para asegurarnos de que estamos revisando todas las verificaciones de antecedentes del personal requeridas.
Cualquier programa que no tenga a su personal en el sistema RISES para esta fecha tendrá una visita sin previo aviso para revisar todos los archivos del personal, utilizando una lista de nómina, durante el resto del año calendario, además de visitas regulares de monitoreo sin previo aviso. Cualquier proveedor, personal o miembro del hogar que no tenga los chequeos requeridos disponibles será enviado a casa (o se le pedirá que abandone el hogar) hasta que estos chequeos se proporcionen al DHS a través del registro de la fuerza laboral de RISES y sean aprobados por el DHS. Con el fin de reducir el riesgo de un impacto en su programa durante este proceso de evaluación, le recomendamos que revise el sitio web de Antecedentes de Cuidado Infantil del DHS que se encuentra aquí https://dhs.ri.gov/programs-and-services/child-care/child-care-providers-staff-resources/background-checks . Recuerde que tanto las huellas dactilares completas como una verificación DCYF con los resultados deben completarse y recibirse para cumplir con el requisito.
Tenga en cuenta que el DHS abrirá las regulaciones de cuidado infantil para que la participación en el registro de la fuerza laboral de RISES sea obligatoria. Tener la documentación requerida asegurará que su programa esté preparado antes de que esto se convierta en un requisito.
Una cosa importante a contemplar es que nos damos cuenta de que los proveedores de cuidado infantil familiar envían sus chequeos directamente al DHS. Continuaremos apoyando a Cuidado Infantil Familiar para que los suba. Sin embargo, tenga en cuenta que usted, su personal y los miembros de su hogar pueden solicitar que los resultados de las verificaciones de antecedentes exhaustivas de la Oficina del Procurador General se envíen por correo electrónico directamente a usted como individuo, así como al DHS para que pueda cargarlos directamente.
El DHS está explorando formas adicionales de agilizar este proceso para garantizar que las personas que solicitan las verificaciones de antecedentes puedan recibir estos resultados directamente, así como otras opciones futuras para apoyar este trabajo.
Algunos recordatorios para la comunidad de proveedores:
- Las verificaciones de antecedentes exhaustivas y las verificaciones DCYF NO son lo mismo y son dos verificaciones separadas.
- La documentación de BCI que recibe en el Procurador General cuando va es solo prueba de UNA pieza del chequeo integral. Esa no es la verificación exhaustiva de antecedentes.
- Cualquier persona que tenga acceso a niños en cualquier momento del día debe tener una verificación de antecedentes completa. Los miembros del hogar están obligados a realizar una verificación exhaustiva de antecedentes, incluso si “no interactúan con los niños”.
Si tiene preguntas sobre las verificaciones de antecedentes integrales, comuníquese con su licenciante o con el correo electrónico de licencias de cuidado infantil al DHS.Childcarelicensing@dhs.ri.gov.
Enviaremos información sobre otros temas pertinentes de salud y seguridad en el futuro, pero es imperativo que el personal haya recibido sus verificaciones de antecedentes exhaustivas.
Gracias por su pronta atención a esto.
Sinceramente
Nicole Chiello
Directora Asociada – Oficina de Cuidado Infantil