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Valued Providers,
Thank you for your continued patience while the Rhode Island Department of Human Services (DHS) navigates through the RIBridges breach. The Office of Child Care (OCC) wants to provide you with some updated information regarding the CCAP portal and next steps. As mentioned in previous correspondence, the RIBridges security threat affects all internal and external RIBridges information – including the CCAP portal. Again, if you are concerned about your direct deposit information being compromised, please follow the steps on RIBridges Alert | RI Department of Administration (cyberalert.ri.gov).
Beginning with Batch 15 (service weeks 11/24 & 12/1 with attendance due 12/13), we are paying providers based on their CCAP enrollment and not attendance. Thank you for being responsive to our communication regarding Batch 15. We had over 170 providers pick up their checks, and the remaining were put in the mail on 12/24. If you have not received it, please allow a couple of extra days due to the holiday. We are anticipating mailing Batch 16 payments in a timely manner so you will receive them by the date you would have received them via direct deposit. Stay tuned for additional communications regarding upcoming payments.
Some reminders for our provider community:
- We are working through the process of extending CCAP certificates that would have closed between December 13 and the date the system is restored. If there is a child in your care who has an active certificate that would have expired during this time, their certificate will be extended until 3/31/25.
- You may be required to submit your attendance while the system is down. Please ensure this information is available when the system goes live.
- Please manually keep track of new children that enter your care, children that leave, upgrades, etc. We are working on a system to ensure that you will be paid for any child in your care who is eligible for CCAP benefits or has applied for CCAP benefits during the breach. This may take a few weeks. Once ready, you will be able to submit back billing as needed.
- To be paid, you must have proof of attendance for the child at the time. This will be imperative if two providers are claiming to have the same child enrolled. We will review any exceptions to this on a case-by-case basis once the system is up and running.
- If you enroll a new child who is already eligible for CCAP the family must provide you with their certificate number. If you enroll a child whose CCAP application is pending or who applied for CCAP during the breach, they will not have a certificate number but may be able to show you proof of application. In any case, please keep track of date of enrollment/disenrollment, first and last name, and certificate number, if provided.
- Many of you are looking for Batch payment notices. We will be able to send those to you once the system is up and running again – They cannot be accessed currently.
Please stay tuned for additional information and continue to ask questions as you have them. OCC will continue to keep you informed as more information is available.
Thank you again for all your hard work to support RI children and families.
Sincerely,
Nicole Chiello
Assistant Director – Office of Child Care
Proveedores valiosos,
Gracias por su continua paciencia mientras el Departamento de Servicios Humanos de Rhode Island (DHS) navega a través de la brecha de RIBridges. La Oficina de Cuidado Infantil (OCC, por sus siglas en inglés) desea proporcionarle información actualizada sobre el portal de CCAP y los próximos pasos. Como se mencionó en la correspondencia anterior, la amenaza de seguridad de RIBridges afecta a toda la información interna y externa de RIBridges, incluido el portal CCAP. Una vez más, si le preocupa que su información de depósito directo se vea comprometida, siga los pasos de RIBridges Alert | Departamento de Administración de RI (cyberalert.ri.gov).
A partir del Lote 15 (semanas de servicio 11/24 y 12/1 con asistencia hasta el 13/12), estamos pagando a los proveedores en función de su inscripción en CCAP y no de la asistencia. Gracias por responder a nuestra comunicación sobre el Lote 15. Tuvimos más de 170 proveedores que recogieron sus cheques, y el resto se envió por correo el 12/24. Si no lo ha recibido, espere un par de días adicionales debido a las vacaciones. Anticipamos enviar por correo los pagos del Lote 16 de manera oportuna para que los reciba antes de la fecha en que los hubiera recibido mediante depósito directo. Estén atentos a las comunicaciones adicionales sobre los próximos pagos.
Algunos recordatorios para nuestra comunidad de proveedores:
- Estamos trabajando en el proceso de extensión de los certificados CCAP que habrían cerrado entre el 13 de diciembre y la fecha en que se restablezca el sistema. Si hay un niño bajo su cuidado que tiene un certificado activo que habría expirado durante este tiempo, su certificado se extenderá hasta el 3/31/25.
- Es posible que deba enviar su asistencia mientras el sistema está inactivo. Asegúrese de que esta información esté disponible cuando el sistema se ponga en marcha.
- Realice un seguimiento manual de los nuevos niños que ingresan a su cuidado, los niños que se van, las mejoras, etc. Estamos trabajando en un sistema para garantizar que se le pague por cualquier niño bajo su cuidado que sea elegible para los beneficios de CCAP o que haya solicitado los beneficios de CCAP durante el incumplimiento. Esto puede tardar algunas semanas. Una vez que esté listo, podrá enviar la facturación anterior según sea necesario.
- Para recibir el pago, debe tener un comprobante de asistencia del niño en ese momento. Esto será imperativo si dos proveedores afirman tener al mismo niño inscrito. Revisaremos cualquier excepción a esto caso por caso una vez que el sistema esté en funcionamiento.
- Si inscribe a un nuevo niño que ya es elegible para CCAP, la familia debe proporcionarle su número de certificado. Si inscribe a un niño cuya solicitud de CCAP está pendiente o que solicitó CCAP durante la infracción, no tendrá un número de certificado, pero es posible que pueda mostrarle un comprobante de solicitud. En cualquier caso, lleve un registro de la fecha de inscripción / cancelación de la inscripción, nombre y apellido y número de certificado, si se proporciona.
- Muchos de ustedes están buscando avisos de pago por lotes. Podremos enviárselas una vez que el sistema vuelva a estar en funcionamiento, ya que actualmente no se puede acceder a ellas.
Estén atentos para obtener información adicional y continúen haciendo preguntas a medida que las tengan. OCC continuará manteniéndolo informado a medida que haya más información disponible.
Gracias nuevamente por todo su arduo trabajo para apoyar a los niños y las familias de RI.
Atentamente,
Nicole Chiello
Subdirector – Oficina de Cuidado Infantil
