Dear Valued providers,
While the weather may not feel like it, we hope that you are enjoying the first few weeks of spring. Hopefully sunnier, warmer days on are on the horizon. This email contains some important information about RISES. Over the next several months we will continue to send out updates often regarding the RISES system. It is important to the Department that you are kept up to date. Thank you for your continued patience as we continue to navigate this new system together. We hope that you are getting into the system, creating a profile, associating with your program and if you are an owner or regulatory role, looking at your licensing information and updating accordingly.
1) It is imperative that center owners get into the system and associate with their program. This is even if you/they are not actively involved in the system. If you are an Administrator/Director who sees that the person who is listed as the Owner of your program is not in the RISES system, please reach out to them to ask them to create a profile. If the ownership information is not accurate, please let us know by submitting a ticket. One of the most important things about this system is that it is accurately reflecting the roles of the workforce.
2) Information about renewals: Recognizing that this system is new, we are allowing providers to submit renewal applications via paper through 8/31/2025. However, if you submit in paper, you will still receive notification of your renewal being due through the RISES system until your renewal is approved. We strongly encourage you to complete your renewal online as this ensures all your information is in the system, your regulatory staff are associated with your program and that the system houses all your required documentation. If you need assistance accessing RISES, either as a member of the workforce registry or as a program owner/operator, please put a ticket in using this email rises.support@dhs.ri.gov.
a. You can also find user guides for both the Workforce Registry (your own personal account as a member of the child care workforce) and the new licensing system of record (where your renewals and program information can be found) https://dhs.ri.gov/programs-and-services/child-care/rises.
****PLEASE NOTE THAT WE ARE NO LONGER ACCEPTING APPLICATIONS THORUGH THE earlyearningprograms.dhs.ri.gov website. ****
3) Initial Data Application: When you log into your program and select New Applications, you will see that you have one choice of an application to complete titled “Initial Data Application”. This application contains all your license information but also allows you to update some additional information that will be posted to our new consumer website in September. By completing this application, it is ensuring that we have all the information regarding your program to post to this new site. Completion of this application will also save you time when you need to renew as much of the information is also included in our new renewal application. Please take a few minutes to access this application and submit for our review.
4) Change Requests: Any provider requesting a change to their license in any way will be directed to complete an application in RISES. This includes changes to address, capacity, CCAP contact person, and closures. If you submit in paper or via email, we will ask that you also complete the online request. This ensures a seamless process for you during this transition. Again, if you have any difficulty completing these changes, please submit a ticket using the email listed abov.
5) Document Library: As discussed in our last All Provider Meeting, please log in and start uploading documents into your Document Library. There is now a guidance document available to confirm what will be required at renewal and what is optional. Anything you upload to the Document Library will stay there and feed into your renewal process. No more having to upload the same document each time.
As always, if you have any questions at all, about the system or anything else, please do not hesitate to reach out! Thank you as always for all the hard work you do.
Sincerely,
Nicole Chiello
Assistant Director – Office of Child Care
Estimados proveedores,
Esperamos que estén disfrutando de las primeras semanas de la primavera, aunque el clima no lo parezca. Estamos deseosos de días más soleados y cálidos. Este correo electrónico contiene información importante sobre RISES. Durante los próximos meses, continuaremos enviando actualizaciones sobre el sistema RIES. Es importante para el Departamento que usted se mantenga informado. Gracias por su continua paciencia mientras continuamos navegando juntos por este nuevo sistema. Esperamos que se esté incorporando al sistema, creando un perfil, asociándose con su programa y, si es propietario o con un rol regulador, consulte la información de su licencia y la actualice en consecuencia.
1) Es imperativo que los propietarios de los centros ingresen al sistema y se asocien con su programa. Esto es incluso si usted o ellos no están activamente involucrados en el sistema. Si usted es un Administrador/Director y ve que la persona que figura como Propietario de su programa no está en el sistema RISES, comuníquese con ellos para pedirles que creen un perfil. Si la información del propietario no es precisa, háganoslo saber enviando un ticket. Una de las cosas más importantes de este sistema es que refleja con precisión las funciones (roles) de la fuerza laboral.
2) Información sobre renovaciones: Reconocemos que este sistema es nuevo y es por ello que estaremos permitiendo que los proveedores presenten solicitudes de renovación en papel hasta el 31/08/2025. Sin embargo, si presenta la solicitud en papel, sepa que recibirá una notificación de que su renovación vence a través del sistema RISES hasta que se apruebe su renovación. Le recomendamos encarecidamente que complete su renovación en línea, ya que esto garantiza que toda su información esté en el sistema, que su personal regulador esté asociado con su programa y que el sistema albergue toda la documentación requerida. Si necesita ayuda para acceder a RISES, ya sea como miembro del registro de la fuerza laboral o como propietario/operador del programa, someta un ticket de ayuda utilizando este correo electrónico rises.support@dhs.ri.gov.
a, También puede encontrar guías de usuario tanto para el Registro de la Fuerza Laboral (su propia cuenta personal como miembro de la fuerza laboral de cuidado infantil) como para el nuevo sistema de registro de licencias (donde se pueden encontrar sus renovaciones e información del programa) https://dhs.ri.gov/programs-and-services/child-care/rises.
TENGA EN CUENTA QUE YA NO ACEPTAMOS SOLICITUDES A TRAVÉS DEL SITIO WEB DE earlyearningprograms.dhs.ri.gov. ****
3) Solicitud de datos inicial: Cuando inicie sesión en su programa y seleccione Nuevas aplicaciones, verá que tiene una opción de una solicitud para completar titulada “Solicitud de datos inicial”. Esta aplicación contiene toda la información de su licencia, pero también le permite actualizar información adicional que se publicará en nuestro nuevo sitio web para consumidores en septiembre. Al completar esta solicitud, nos aseguramos de que tengamos toda la información sobre su programa para publicar en este nuevo sitio. Completar esta solicitud también le ahorrará tiempo cuando necesite renovar, ya que gran parte de la información también se incluye en nuestra nueva solicitud de renovación. Tómese unos minutos para acceder a esta solicitud y enviarla para que la revisemos.
4) Solicitudes de cambio: Cualquier proveedor que solicite un cambio en su licencia de cualquier manera se le indicará que complete una solicitud en RISES. Esto incluye cambios en la dirección, la capacidad, la persona de contacto de CCAP y los cierres. Si envía la solicitud en papel o por correo electrónico, le pediremos que también complete la solicitud en línea. Esto garantiza un proceso sin interrupciones para usted durante esta transición. Nuevamente, si tiene alguna dificultad para completar estos cambios, envíe un ticket utilizando el correo electrónico que se indica anteriormente.
5) Biblioteca de documentos: Como se discutió en nuestra última reunión para todos los proveedores, inicie sesión y comience a cargar documentos en su biblioteca de documentos. Ahora hay un documento de orientación disponible para confirmar lo que se requerirá en la renovación y lo que es opcional. Todo lo que cargue en la biblioteca de documentos permanecerá allí y se incorporará a su proceso de renovación. Ya no tendrá que cargar el mismo documento cada vez.
Como siempre, si tiene alguna pregunta sobre el sistema o cualquier otra cosa, ¡no dude en ponerse en contacto con nosotros! Gracias, como siempre, por todo el arduo trabajo que hacen.
Sinceramente,
Nicole Chiello
Subdirector – Oficina de Cuidado Infantil